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Dicas de gestão e processos do cartório

Processos de trabalho em cartório – como torná-los ágeis e seguros

Como estabelecer processos de trabalho em cartório, tornando-os mais ágeis e seguros

Desde a revolução industrial, a organização do trabalho por meio de processos possibilitou realizar tarefas de maneira mais rápida e segura.

Ainda hoje os processos bem estabelecidos são fundamentais para garantir a qualidade no atendimento, pois permitem a repetitividade e reprodutividade – pilares para padronização.

Quando pensamos em organizações com tarefas simples, fica fácil definir de maneira objetiva o processo de trabalho, bem como cada tarefa a ser executada. Mas quando se trata de atividades complexas, o mapeamento e definição de processos exige um esforço que nem todos estão dispostos a investir.

Porém, existem muitas vantagens em se mapear e otimizar os processos de trabalho dentro de um cartório, dentre elas, podemos destacar:

  • Assegurar que cada título / certidão seja executado conforme os critérios definidos pelo oficial/administrador do cartório.
  • Eliminar o retrabalho por conta de divergências de procedimentos.
  • Treinar novos funcionários passa ser uma tarefa mais fácil.
  • Garantir a correta execução dos serviços no longo prazo.
  • Diminuir o custo operacional.
  • Deixar os processos mais ágeis, eliminando o desperdício de tempo.

Considerando então que o esforço é valido… veja algumas dicas para você deixar seu cartório com alta performance

  • Faça um fluxograma geral de cada processo (Títulos, Certidões, Resposta a processos, Indisponibilidades, etc). Para te motivar, já fizemos o fluxograma de títulos no cartório RI, baixe aqui!
  • Para cada tarefa do processo, faça um novo fluxograma, detalhando as atividades da tarefa.
  • Crie um dicionário de apoio para definir informações complementares, que podem ajudar a compreender algumas situações do fluxograma.

Analise o resultado

  • Faça então uma análise e verifique se o processo está o mais racional possível, levando em conta até a disposição física dos setores que trabalham no processo.
  • Verifique a necessidade de cada tarefa executada no processo, é hora de tentar enxugar o processo.
  • Verifique os pré-requisitos para que o colaborador possa executar a tarefa com êxito.
  • Verifique os riscos envolvidos na tarefa e defina o que pode ser feito para minimizá-lo, adotando soluções de software ou procedimentos.
  • Verifique qual a melhor forma de executar a tarefa, considerando sua produtividade e qualidade.

Colocando as mudanças em prática

  • Atualize os fluxogramas criados inicialmente, apontando como o processo e respectivas tarefas serão executados a partir das melhorias.
  • Apresente os dois cenários aos funcionários para validar as alterações sugeridas.
  • Discuta com a equipe como colocar as melhorias em prática.
  • Adote as mudanças assim que todos tenham compreendido como executar suas tarefas.

Medindo resultados

Medir resultados nem sempre é uma tarefa simples, mas alguns indicadores podem ser coletados antes e depois das mudanças para que possa quantificar o quanto houve de ganho. Por exemplo: tempo de execução, quantidade de erros operacionais, etc.

Nem todos resultados podem ser medidos, mas a longo prazo será percebido o impacto na redução de problemas recorrentes.


Aproveite essas dicas para revisar e melhorar os processos, aproveitando ao máximo a estrutura e equipe disponíveis em seu cartório e garantindo a satisfação de seus clientes.

E para não ficar apenas no discurso, já mapeamos alguns processos de títulos e certidões de um cartório de Registro de Imóveis. Baixe aqui os fluxogramas!

Para processos ainda mais ágeis, conheça as funcionalidades do RI Eletrônico da Sele.

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